Remonter la source du problème avec le diagramme Ishikawa

Dans le monde entrepreneurial dynamique et complexe, aucune entreprise ne peut totalement échapper aux difficultés qui se présentent à elle. Les dirigeants, tout comme les employés, sont régulièrement confrontés à de nouveaux défis. Mais est-il raisonnable de faire face aux mêmes obstacles jour après jour ? Au lieu de se contenter de gérer les conséquences de ces difficultés, il serait plus pertinent de remonter à la source du problème pour y mettre un terme définitivement. Dans ce contexte, le diagramme Ishikawa prend tout son sens. Cet outil permet de déterminer en un coup d'œil toutes les causes possibles des problèmes inhérents à une entreprise. Dans cet article, notre école de commerce et de management vous guide à travers les étapes à suivre pour utiliser cet outil et remonter à la source des problèmes.

En quoi consiste le diagramme Ishikawa ?

Le diagramme Ishikawa, nommé après son créateur Kaoru Ishikawa, est un outil de visualisation essentiel pour les entreprises, également connu sous le nom de diagramme en arête de poisson en raison de sa forme de squelette de poisson. 

Ce diagramme aide à comprendre pourquoi un problème survient, comment le résoudre et à prévenir des risques lors de la mise en œuvre de changements dans une entreprise. En identifiant, explorant et représentant de manière structurée les causes possibles de chaque problème inhérent à une entreprise, ce diagramme hiérarchise les causes sous forme de branches, selon la méthode des 5M, fondamentale dans ce diagramme : Main-d'œuvre, Méthodes, Matériel, Matières et Milieu. Chaque « M » représente un aspect susceptible de se rattacher au problème identifié. Notre Business School vous les détails :

La branche main-d'œuvre

La branche « main-d'œuvre » englobe tous les aspects liés aux employés dans une entreprise. Il comprend non seulement le nombre de collaborateurs disponibles, mais aussi leurs compétences ainsi que leur formation. Des facteurs tels que la motivation, la satisfaction au travail et même la santé physique et mentale des employés entrent en ligne de compte. Une analyse de cette catégorie vise à identifier comment les ressources humaines peuvent être optimisées pour améliorer les performances au sein de la société par exemple.

La branche méthodes

La branche « méthodes » se concentre sur les processus et les procédures utilisés par une entreprise pour mener à bien ses activités. Cela comprend les processus opérationnels, les stratégies de management de projet mais également toutes les autres méthodes utilisées pour accomplir le travail. Une analyse de cette catégorie vise à identifier les processus qui pourraient être améliorés ou modernisés afin de garantir une meilleure performance de la société dans la réalisation de ses objectifs.

La branche matériel

La branche « matériel » couvre tous les équipements, outils et infrastructures physiques. Cela comprend les machines, les outils informatiques ou encore les installations physiques telles que les bâtiments et les locaux, ainsi que les technologies utilisées. Cette catégorie est analysée afin de déterminer la qualité, la fiabilité et la pertinence des équipements utilisés, ainsi que les possibilités de les améliorer ou encore de les remplacer afin de les optimiser.

La branche matières

La branche « matériaux » englobe les matières, composants et fournitures utilisés dans la fabrication de biens ou de services par une entreprise. Ces éléments peuvent influencer divers aspects, y compris la qualité du produit final. Par exemple, la qualité des matières premières peut avoir un impact direct sur la qualité des produits finis, tandis que leur disponibilité, leur coût et leur compatibilité avec les processus de production jouent un rôle crucial dans la planification et la gestion opérationnelle. Les analyses de cette catégorie visent à évaluer et à sélectionner les fournisseurs appropriés, à optimiser le contrôle des stocks mais également à atténuer les risques liés aux approvisionnements.

La branche milieu

La branche « milieu » englobe le contexte physique et les conditions dans lesquelles le travail est effectué. Cela inclut les conditions de travail telles que la sécurité, les ergonomies des postes de travail, le climat organisationnel et la culture au sein de la société entre autres. Une analyse de cette catégorie vise à identifier les facteurs environnementaux et organisationnels susceptibles de compromettre les performances et le bien-être des salariés, afin de mettre en œuvre les améliorations appropriées. 

Pour analyser les problèmes à travers le diagramme Ishikawa, il est essentiel de déterminer les causes réelles du problème en les reliant à des catégories spécifiques, ces causes devant être identifiées de manière concrète. En utilisant les 5 catégories du diagramme Ishikawa, les entreprises peuvent ainsi mettre en évidence les causes sous-jacentes des problèmes. Cela leur permet ensuite de développer des solutions efficaces et durables pour améliorer leurs performances globales et leur compétitivité sur le marché. Avec MBway Lyon , découvrez comment passer de la théorie à la pratique en apprenant à réaliser ce diagramme étape par étape.

Les étapes clés pour établir un diagramme Ishikawa efficace

Étape 1 : Définir le problème

La première étape consiste à définir clairement le problème à analyser. Il est essentiel que tous les membres de votre équipe comprennent parfaitement la nature du problème afin de pouvoir collaborer efficacement. Il convient dans un premier temps de définir le problème de manière concrète et précise. Une seule phrase bien formulée suffit généralement à qualifier le problème. Plus vous formulerez le problème de manière précise, plus le recours au diagramme Ishikawa sera efficace. 

Une fois que le problème est clairement défini, il est temps de déterminer les causes sous-jacentes. Pour ce faire, organisez un brainstorming avec votre équipe afin de recueillir différentes perspectives.

Étape 2 : Identifier les grandes catégories de causes et mettre en place un brainstorming des causes possibles

Il faut ensuite identifier les principales catégories de causes potentielles. Les 5M décrits en détail précédemment sont souvent utilisés comme point de référence. Ces catégories couvrent les principaux domaines dans lesquels des problèmes peuvent survenir et facilitent une analyse complète. Une fois les catégories définies, la prochaine étape consiste à organiser des sessions de brainstorming afin de déterminer toutes les causes potentielles dans chaque catégorie. Cette étape doit impliquer les collaborateurs directement concernés par le processus problématique. Toutefois, il est également pertinent de faire participer autant de parties prenantes que possible afin de dresser un tableau complet et varié des causes possibles. 

Au cours du processus analytique, ces catégories sont divisées en plusieurs sous-catégories. Ces analyses plus détaillées permettent de déterminer les causes sous-jacentes de problèmes plus généraux. Pour déterminer la cause profonde du problème, on utilise la méthode dite des « 5P ». Cette méthode consiste à poser cinq fois la question « pourquoi ? » afin de pouvoir identifier précisément la cause initiale. Pour résoudre efficacement le problème, il est essentiel de ne pas se précipiter dans la recherche des causes, mais de lui accorder suffisamment de temps. Si la cause du problème est négligée, cela peut mettre en péril le projet dans son ensemble. Vouloir conclure la recherche des causes trop rapidement, revient à courir le risque de ne découvrir que des causes superficielles sans avoir identifié les causes essentielles du problème. 

Le diagramme Ishikawa est ensuite dessiné, le problème principal étant placé en tête du poisson. Les principales catégories de causes sont ajoutées comme arêtes principales et les causes spécifiques sont ajoutées comme arêtes secondaires. Ce schéma visuel permet de repérer rapidement toutes les causes potentielles et leurs corrélations. Il ne faut donc pas hésiter à exclure les causes qui vous semblent insignifiantes et qui sont probablement sans rapport direct avec votre problématique.

Étape 3 : Analyser et prioriser les causes

Après avoir élaboré le diagramme, les membres de votre équipe doivent analyser les causes identifiées afin de déterminer celles qui sont les plus probables et les plus critiques. Dans le meilleur des cas, la création du diagramme Ishikawa permet de dresser une vue globale des causes du problème. Toutefois, il est préférable de ne pas traiter tous les points en même temps. En dispersant ainsi votre énergie et vos ressources, vous risquez de ne pas pouvoir corriger la cause, malgré un investissement considérable en temps et en efforts. Concentrez-vous donc sur une seule cause du problème, la plus importante ! 

Les priorités peuvent être bien définies lors de réunions. Chaque collaborateur peut exprimer son opinion sur la cause la plus importante du problème. La cause qui aura obtenu le plus de voix sera celle qui sera traitée en premier. Une discussion avant le choix permet de garantir que tout le monde possède le même degré de connaissance de la situation problématique et ne se contente pas de suivre son intuition. Cette approche collaborative et structurée garantit une analyse plus approfondie et une résolution plus effective du problème.

Étape 4 : Développer des solutions

Une fois les principales causes identifiées et validées, les équipes peuvent commencer à développer des solutions visant à éliminer ou à atténuer ces causes. Pour ce faire, il est indispensable de vérifier que les causes identifiées sont bien les bonnes. Il convient par la suite de développer des méthodes spécifiques et adaptées pour résoudre le problème en question. Il peut être question de concevoir de nouveaux processus, de mettre en œuvre des technologies innovantes ou encore de recourir à de meilleures pratiques afin de garantir une résolution efficace et durable du problème. 

Le diagramme Ishikawa est un outil puissant pour toute organisation souhaitant améliorer ses processus et résoudre efficacement les problèmes inhérents à cette dernière. En structurant de manière visuelle et détaillée une analyse des causes possibles, il permet aux équipes de mieux comprendre les problèmes et de développer des solutions durables. La maîtrise de la création du diagramme Ishikawa représente ainsi est une compétence inestimable pour toute entreprise, en particulier en période de crise.