Savez-vous gérer votre temps efficacement ?

Qui ne s'est jamais retrouvé stressé par une mauvaise gestion du temps, en se disant « je n'ai pas eu le temps » ou « la journée est passée trop vite » ? 

Rajouter des heures dans sa journée n’étant pas possible, et l’équilibre vie professionnelle – vie personnelle bien trop important pour être négligé, il est important d’adopter une organisation nous permettant d’achever ses journées sereinement, en ayant accompli ce que nous nous étions fixés comme objectif. 

Dans cet article, notre école de management vous propose cinq astuces pour prendre le contrôle de votre temps et augmenter votre productivité.

1. Planifiez votre journée

La planification est la clé pour éviter de vous sentir débordé. Commencez par éliminer les mauvaises habitudes, comme passer d'une tâche à l'autre sans objectif clair. Ensuite, établissez un programme quotidien, pas pour toute la semaine, avec des plages horaires réservées à la productivité et d'autres plus souples. 

Fixez-vous chaque jour 3 à 5 priorités maximum et divisez les projets en étapes : 

• Quelles tâches sont essentielles aujourd'hui ? 
• Qu'est-ce qui peut attendre demain ou la semaine prochaine ? 

Vous pouvez ensuite numéroter vos tâches pour les agencer par ordre de priorité afin de savoir par quoi commencer. Cette approche libérera votre esprit et améliorera votre efficacité.

2. Avancez une tâche à la fois

Maintenant que vos priorités sont fixées, assurez-vous de les accomplir une par une pour éviter de vous disperser. Avancer tâche après tâche vous aide à rester concentré et à éviter les distractions. 

Par où commencer ? Certains préfèrent s'attaquer aux tâches les plus simples, d'autres aux plus complexes. 

Chez MBway Lyon, nous vous conseillons de débuter avec une tâche qui vous motive !

3. Minimisez les distractions

Se concentrer est plus facile à dire qu'à faire ! Les distractions sont l'ennemi de la productivité. Consulter ses mails ou ses réseaux sociaux en continu peut perturber votre attention et drainer votre énergie. Mettez votre téléphone en mode silencieux, éloignez-le de votre champ de vision, et concentrez-vous pleinement sur votre travail. 

Il peut parfois aussi être difficile de rester concentrer en travaillant en open space, ou selon l’heure de la journée (typiquement après le déjeuner). Nous vous encourageons, si c’est possible, à penser à vous isoler, que ce soit physiquement en vous déplaçant ou en mettant des écouteurs.

4. Apprenez à fixer des limites

Pour gérer votre temps, apprenez d'abord à vous fixer des limites personnelles, puis envers les autres. Osez dire non aux tâches supplémentaires si elles risquent de vous détourner de vos priorités. Prenez quelques instants pour réfléchir avant d'accepter de nouvelles demandes : quel impact auront-elles sur votre organisation ? Il vaut parfois mieux refuser poliment une demande pour consacrer votre énergie à l'essentiel, ou prévenir qu’un délai plus long sera à prévoir.

5. Chronométrez vos tâches

Mesurez le temps que vous consacrez à chaque tâche. Utiliser un chronomètre peut vous aider à mieux estimer la durée nécessaire pour accomplir votre travail. Cela peut même devenir un défi stimulant ! Cependant, attention à ne pas tomber dans l'obsession du chronomètre : l'objectif est de rester productif sans se stresser inutilement. 

Pas la peine non plus de se dévaloriser si une tâche, nous prenant habituellement 30 minutes, nous en a pris 45 cette fois-ci. Plusieurs raisons peuvent rentrer en compte, il faut simplement savoir les repérer, se les expliquer afin de le résoudre. Comme le disait Claudy Mailly : « Choisir, c’est être libre. » La gestion du temps repose sur votre capacité à faire des choix et à structurer vos priorités. Testez ces méthodes et trouvez celle qui vous convient le mieux.